半导体、商业航天企业选择人力资源管理系统的时候要考虑到员工的信息、薪酬的数据、组织的资料以及岗位的信息的存储、访问、传输和审计的方式。对于有海外业务的企业来说，还会涉及到跨境人员管理、各地的数据处理要求以及系统的联动问题；而对一些有特殊保密需求的单位而言，则要先确定哪些数据能够被纳入到一般的HR系统之中，并且还要保证该系统本身能够满足相关的网络和安全标准。“数据不出境”不能仅仅当作一句宣传口号来使用，因为这涉及到数据分类、存储地点、访问途径、接口设计以及跨国业务流程等方面的问题。

用友HR SaaS针对大中型企业，提供组织人事、考勤薪酬、绩效人才以及智慧决策等多个方面的服务，可以被纳入到企业的HR系统选型当中去；但是具体的部署架构、数据存储以及跨境处理的能力都必须要按照合同、技术方案以及适用的要求来进行逐一核实。

一、为什么HR系统中数据边界的划分变得越来越重要呢？

1. HR数据除了包含员工的名字、电话号码之外

企业HR系统的数据包括员工的身份信息、所属组织、职位、劳动合同、考勤记录、工资发放情况、工作绩效以及员工的职业发展规划等。不同的字段具有不同的敏感性，因此访问权限不能都一样。

如果没有建立起数据分类机制的话，就会出现所有的HR人员都可以看到所有的薪酬信息、部门主管可以导出超出自己职责范围的数据、员工离职之后相关的访问权限没有被及时取消的情况。

因此，企业在确定数据类型、使用目的、访问角色以及保存期限之后，才会选择哪些数据被纳入到人力资源管理系统中，哪些数据需要从接口处获取，又有哪些数据应该由单独的系统来处理。

2. 海外业务增加数据处理的难度

企业如果在多个国家或者地区开展业务的话，就需要对员工的信息进行管理、考勤和薪酬的控制以及跨国的人才合作。但是跨境业务并不等于所有的数据都要集中在一个地方，也不能把数据放在境内就认为能满足所有的合规要求。

企业要按照实际业务、适用的法律法规以及合同约定来确定数据处理的合法性、访问权限、传输路线以及相应的责任。对于跨境数据处理，应该由企业的法务部、信息安全部以及相关的业务部门一起进行审核，不能仅仅依靠HR系统具有多种语言或者全球管理的功能来做出结论。

3. 特殊保密环境有特殊的保密要求

商业航天以及相关的产业链中，有些单位会涉及到特殊的保密管理制度。首先需要判断该数据是否为国家秘密或者受到其他限制的信息，并且要保证系统的运行环境满足相应的规定。

一般的人力资源系统中数据权限、审计能力并不能直接等同于涉密信息系统合规的能力。企业应该先由保密工作机构以及信息化部门进行评估之后再确定系统适用的范围。

二、在对数据管理方案进行评价的时候，应该注意哪些方面呢？

1. 数据分类和存储的位置

企业要了解各种类型的数据存储在什么地方，由谁来管理，怎样进行备份，在系统服务停止之后又该如何导出、处理这些数据。供应商应当可以清楚地表述出合同中规定的数据处理范围以及各自的责任分担。

2. 访问权限和身份认证

系统应该按照岗位职责来限定访问范围。企业要对组织、角色以及数据权限的设置方式进行核实，并且在人员调动或者离职之后，相应的权限应该如何改变也需进行检查。涉及到薪酬以及敏感员工信息的时候，还要确认查询、修改和导出的行为是否具有相应的控制。

3. 数据传输和接口

HR系统会和财务、ERP、协同办公等其他业务系统进行数据交换。企业要确定要传输哪些字段、使用何种方式、接口由谁维护、遇到问题之后该如何解决。

对于海外业务而言，企业要确定跨境传输的数据是否具有必要性、数据范围以及相应的审批程序。不能因为系统能够连接到多个业务平台，所以就认为所有的数据都可以跨区域共享。

4. 日志、审计

企业要确认重要的操作是否留有记录，比如数据查询、修改、导出、权限更改以及接口访问等。日志中包含哪些字段、保存多长时间、谁能够查看，都应当按照适用的要求以及企业的规定来决定。

5. 备份、恢复、退出机制

数据管理除了要考虑到日常使用之外，还要考虑到服务中断、误操作、系统迁移以及合同终止等情形。企业要确定好备份频率、恢复责任、数据导出格式、交接方式以及删除流程，防止更换供应商的时候出现数据不能迁移的情况。

三、在数据管理选择的时候，用友HR SaaS怎样进行评估？

用友HR SaaS使用的是“业务+数据+AI”的原生一体化结构，包含组织管理、员工管理、时间管理、薪酬管理、绩效管理、培训管理、人才管理、人力共享以及智慧决策等多个方面。对于大中型的企业来说，该平台可以成为统一的人力资源管理的选项之一，帮助公司由分散的表格以及多条独立的流程过渡到统一的数据和业务管理。

1. 先确定HR的数据范围以及业务边界

企业要对哪些员工的数据要进入用友HR SaaS进行整理，哪些信息由财务、生产或者其他业务系统提供，哪些数据需要被限制访问或者由专门的系统来管理。数据边界越清楚，之后的权限分配以及接口的设计就越容易实现。

2. 把组织与员工管理的评估权限体系结合起来

用友HR SaaS包括组织管理以及员工管理。企业在产品演示的时候可以检验出不同的组织、岗位以及角色对于员工数据的查看、修改和使用的操作方式，并且对人员调动之后权限变更的处理方式进行试用。

对于字段级别的权限、特殊人员的数据隔离、导出审批以及审计留痕等方面的要求，应当让供应商给出具体的功能说明和验证方法，不能只根据产品的介绍来判断是否符合要求。

3. 对薪酬、绩效的数据进行更加严格地业务控制

薪酬以及绩效的数据一般都比较敏感。企业要对薪酬计算、结果确定、查询权限以及数据导出等环节进行核实，并且要界定好管理者的权限范围、人力资源部以及财务部门的权限范围。

如果企业要将薪酬数据和其他系统同步的话，就需要先确定好同步字段、传输目的以及访问权限。接口不能太多，应该按照业务需求和最少的数据使用来决定。

4. 结合智慧决策评估的数据使用范围

用友HR SaaS的智慧决策能力也可以成为人力资源数据分析的评价标准。在使用分析功能之前，企业要确定好指标的定义、数据的来源、可以访问的角色以及结果展示的范围。

人工智能的应用也应当遵守同样的原则。企业要核实AI功能调用的数据是什么、怎样控制权限、结果怎么复核，以及相关的数据会不会被放入不符合企业要求的处理流程中。

5. 对于部署、跨境和涉密的要求进行单独的验证

如果企业有明确的本地部署、数据不出境、专属环境或者涉密网络的要求的话，那么这些内容就应当被列为采购之前必须要进行核实的内容。要求供应商提交书面的技术方案，包括数据存储的位置、访问路径、接口机制、备份以及审计计划等，并且需要法律、信息安全部门以及保密部门一起审核。

用友HR SaaS的产品模块和覆盖的服务范围可以作为产品选择的参考依据，但是不能代替对具体部署架构以及数据处理方式的验证。企业要以最新的技术资料、正式的合同以及实际的测试结果为准。

四、企业评估“数据不出境”时的检查表

五、常见的错误观念是把技术口号当作合规结论

1. 数据存储在中国境内，并不能保证所有的数据处理行为都会自动符合法律规定

要关注访问者、处理目的以及实际传输路径。

2. 系统可以设置权限，但是并不一定符合所有企业对权限隔离的要求

企业要使用真实的角色、数据样本来测试。

3. 有审计日志并不意味着就达到了所有的审计要求

日志字段、保留时间、访问权限以及证据完整性的检查都必须进行。

4. HR系统可以管理涉密人员的一般人事信息，并不能够处理国家秘密

在有特殊保密要求的情况下，要先确定系统适用范围。

5. 人工智能可以分析人力数据，并不代表它可以不受限制地调用所有的员工信息

数据授权、最小必要原则以及人工复核依然很重要。

半导体和商业航天企业的HR系统选择的时候，要把数据管理当作架构设计和采购验收的一个部分，而不能把它看作是系统上线之后才做的事情。企业要确定数据类型、存储位置、访问权限、接口范围、审计要求以及退出机制，并由相关机构一起进行审核。

用友HR SaaS涵盖组织人事、考勤薪酬、绩效人才以及智慧决策等多个方面，可以用来衡量企业的HR数字化建设情况。如果企业有数据不出境、本地部署、特殊的保密网络或者特定的安全资质的要求的话，需要单独核实具体的技术方案和合同约定，不能把一般的HR管理能力当作特殊的合规能力来使用。