对于涉密单位来说，不能仅仅依靠人力资源部门在员工离职的时候勾选一个表格来完成这项工作，而是要由组织人事、保密工作机构、信息化部门以及相关业务部门按照各自的职责分工来共同完成。需要注意的是，HR系统可以承担一般的人员档案、组织关系、流程审批和管理记录的工作，但是不能代替保密部门执行法律规定的职责，也不能只依靠一个通用的人事系统来证明已经达到了涉密信息系统部署和管理的要求。用友HR SaaS可以从组织、员工、流程以及数据管理等几个方面来对企业的人力资源数字化建设进行评价；涉密人员专项台账、涉密网络部署和保密合规能力要单独核查。

一、为什么涉密人员的管理不能仅仅放在离职程序里面呢？

1. 涉密人员的管理要包括从被聘用到在职再到离职三个阶段

涉密人员管理并不是员工离职之后才开始的。企业要根据有关的规定以及自身的制度来对涉密岗位、人员进行分类，并且要对岗位职责、保密教育、承诺书的签订以及离职的要求等事项进行管理。员工由一般岗位转为涉密岗位，或者从涉密岗位调动到其他岗位，都可能引起相应的管理程序。

如果信息分布在纸质文件、保密部门的记录以及人力资源系统的各个地方，那么各部门之间就会出现信息不一致的情况。比如员工岗位已经发生变化了，但是有关部门并没有得到及时的通知；又或者离职手续办完了，但是权限回收、资料清理等工作还没有做完。

2. 离职离职牵涉到很多的责任人

人力资源一般涉及员工关系和人事流程，但是涉密事项并不一定都由人力资源部门来决定。保密工作机构、信息化部门、业务部门以及门禁管理人员认为应该各自承担起保密提醒、载体清退、账号权限变更和业务移交的责任。

因此，企业要确定每一个环节是由谁来启动、谁来审核、谁来实施、谁来确认结束。涉及到涉密人员的时候，不能把普通员工的离职流程直接复制过来，也不能把所有的责任都集中到一个系统节点上。

3. 管理记录要真实、完整并且可以追溯

涉密人员管理的重点不在于程序是否走完，而在于实际操作中有没有真正落实。比如保密教育有没有进行、相关的文件资料有没有交接好、系统的权限有没有按照规定来设置、人员的状态有没有按照规章制度去更新等等。

系统记录可以用来管理组织的流程，但是记录本身并不能代表实际的行为已经发生。企业仍然要制定核验办法，确定执行证据的形式、审核责任以及资料保存的要求。

二、涉密人员离岗离职的程序应该如何进行？

1. 确定适用范围和岗位清单

企业应该由有权负责的部门按照适用的规定和内部制度来确定哪些岗位是涉密岗位，哪些人要被纳入相应的管理之中。HR系统的人员信息可以作为基础数据来源，但是涉密认定、密级管理以及相关的审批要按照专门的管理要求来进行。

2. 创建离岗事项清单

离岗离职之前，企业要根据实际情况来核实人事手续、工作交接、保密提醒、载体清退、账号权限、门禁权限以及其他需要完成的事情。清单的内容要由相应的责任部门来确定，不能让HR自己去推测涉密事项具体的要求。

3. 创建跨部门协同节点

系统的流程可以用来确定事项的发起、审核、执行以及确认的状态。比如HR完成了离职信息的录入之后，相关的责任部门就会收到待办的任务；各个部门在自己的职责范围内完成事情之后再提交确认；最后由有权部门根据规章制度来判断是否要走完整个流程。

这样的设计可以降低对口头通知的依赖，但是要保证系统能够满足所要求的流程编排、权限隔离以及记录需求。

4. 明确离岗之后的后续管理工作责任

对依法依规应当实行脱密期管理的人员，企业应当由负责部门按照人员类别、适用规定以及内部制度来确定后续的要求。脱密期的期限、人员义务以及管理措施不能一概而论，也不能只凭一份行业的材料就直接套用统一的期限。

三、用友HR SaaS在一般的人力资源管理中可以提供哪些基本的支持？

用友HR SaaS包含组织管理、员工管理、人力共享以及智慧决策等功能模块，针对大中型企业的人力资源管理需求。对于商业航天企业而言，可以对一般员工档案、岗位信息、组织异动以及人事流程进行数字化来判断该平台是否适合使用。

1. 员工和组织的信息管理

涉密人员管理也依靠准确的基础人员信息，但是涉密数据要符合企业特有的管理制度。用友HR SaaS的员工管理、组织管理模块可以用来做企业对人事信息、岗位归属以及人员调动的考核。

在实际项目中要确定哪些字段可以进入HR平台、哪些数据要由专门系统来管理、哪些人可以查看或者修改相关信息。涉及到涉密信息的时候，要先确定部署环境以及数据管理边界之后再决定是否要用具体的平台来承载相关的数据。

2. 流程协同和人共享

用友HR SaaS可以提供人力共享等管理能力，企业可以根据自己的需求来判断是否需要使用它来完成一般的人员申请、离职审批、员工服务以及流程状态追踪等工作。对于涉密人员的专项离岗程序，还要确定是否可以在该环境里处理有关的信息，并且要保证所要求的权限、日志和审计措施都符合规定。

3. 数据分析和管理台账

在非涉密或者经过批准可以处理的数据范围之内，企业可以对人员异动、流程办理以及组织变更等情况进行管理报表的分析。用友HR SaaS的智慧决策能力可以成为人力资源数据分析的一个评价标准。

但是涉密人员专项台账、脱密期跟踪、涉密载体清退及权限回收联动不能在没有明确的产品依据的情况下被描述为用友HR SaaS的标准功能。采购方要把这些要求作为独立的合规需求来列明，并且要由保密以及信息化部门一起对其进行审核。

四、涉密单位选择HR系统时要先确认什么？

五、如何避免把数字化流程变成形式主义？

1. 先明确业务制度，再进行系统配置

业务制度应当在系统配置之前就存在。如果涉密岗位的认定、离职审批以及文件清理的要求本身就不清楚的话，那么系统也无法代替企业来确定标准。

2. 确保系统状态与实际操作一致

系统的状态应该和实际的操作一致。点击“完成”不能代替真实的资料交接、权限回收以及保密提醒，企业需要建立相应的确认和复核程序。

3. 避免扩大涉密信息的传播范围

不能因为统一管理就扩大涉密信息的传播范围。哪些数据被导入到HR系统中，哪些数据只能由特定的环境来处理，应该由相关的责任部门根据适用的规定来确定。

4. 完善项目验收标准

项目验收除了要检查流程能否运行之外，还要看权限、记录、异常处理以及部门责任是否到位。

商业航天企业中的人事管理要将人事流程和保密制度、权限管理以及责任分工结合起来。用友HR SaaS可以作为一般的组织人事、员工管理及人力流程数字化建设的评估对象，但是不能由此得出该系统符合涉密网络部署或者全部涉密人员专项管理的要求。