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“集中营运,信息互通”陕西松茂食品餐饮有限公司信息化案例

企业介绍:陕西松茂食品餐饮有限公司(以下简称“松茂集团”)是以餐饮服务、食品加工、酒店住宿、物流配送四大产业为支柱的大型餐饮服务集团公司。公司下设陕西松欣食品有限责任公司、西安松鼎餐饮有限公司、上海松庆餐饮管理有限公司、杭州松德餐饮管理有限公司、深圳松兴餐饮管理有限公司、深圳松旺食品有限公司、河南松辉餐饮管理有限公司、河南松昌、河南松轩餐饮管理有限公司9家子公司,职员约4000人,全国营业网点近150个。松茂公司投资总额近3亿元,拥有肯德基、芭斯罗缤冰淇淋(BR)、唐恩都乐甜甜圈(DD)、 3皇3家复合式餐厅(3R3H)、K咖啡(K)、皇家御厨、老天母及华航风格酒店,8个品牌的经营权,以上均为国内外知名的优质连锁品牌。

一、 信息化动因及需求分析

目前,松茂集团主要的品牌经营集中在芭斯罗缤冰淇淋、唐恩都乐甜甜圈、 3皇3家复合式餐厅和K咖啡上。四大品牌分别成立营运中心,同时各个公司对各品牌进行统一管理,进行财务核算与物流配送。

陕西松茂组织结构如下图示。其他经营分公司的组织结构与陕西松茂组织结构基本相同。

信息化动因

松茂集团信息化始于2000年,使用了用友U8财务及供应链系统进行公司财务核算与采购、配销管理。各大营运品牌门店前台贩卖则分别使用不同的零售系统进行业务处理。由于公司前后台业务系统分离、各个品牌的零售系统也不统一,门店与公司财务、配销每天都在进行繁琐的报账、对账工作。随着各地分公司的建立,这样的问题越来越明显。同时,当松茂集团有新的促销提案需要进行推广时,由于现有应用模式的限制,各大品牌及各个分公司总是无法及时同步的执行。

随着公司规模的不断扩大和业务范围的不断扩张,松茂集团管理监控以及决策分析方面的需求越来越强烈。原有的业务系统已不能满足企业的发展,公司迫切需要建立一个打通前后台业务,同时统一各品牌营运的管理信息系统,以提高管理运作水平。

松茂集团经营的一个重要目标就是扩大市场占有率和品牌影响力,增加产品的市场份额。2010年,松茂集团董事长提出对集团各分公司以及分公司下各品牌进行经营统一管理,打通公司前后台业务,同时整合各品牌相互独立的门店系统,使公司可以对各品牌基础信息进行统一定义,并且可以实时看到各门店的经营数据。配合着业务系统的改造升级,在全国各松茂门店推广一卡通业务,即松茂卡,对所有门店的顾客进行统一管理、统一积分、统一折扣、统一促销、统一刷卡消费。

松茂集团现有的信息化模式无法支撑公司战略目标的落地,无论政策的有效推广、品牌形象的统一建立,还是市场网络的铺垫建设都受到沟通渠道中间环节的严重制约,因此信息化的优化与重建迫在眉睫。

信息化需求

根据对松茂集团的业务现状的调研与分析,公司零售业务的需求整理如下:

1、 品类管理

为了提高单店效率、深入了解客户、制定客户化的营销方案、摆脱价格战的阴影,众多的挑战迫使公司寻求一种新的有效的管理方式。

产品组合、产品陈列、新品研发、定价与促销、产品供应是品类策略在零售终端的最直接体现。

公司在商品定价与促销方面,同一种商品可能因不同的客户形态、渠道、地区、销售方式、销售数量而采取不同的定价方式;新品上市或原有商品调价时,需同时针对不同的客户定价策略产生相应的价格。同一种商品可能对应多种价格,造成门店操作员开单时不易确定采用哪个价格。

价格管理要求针对不同的客户等级有不同的价格折扣,需要能够根据客户级别来定义商品价格折扣等。促销价格管理:在不同的时期,要能够根据预先定义的规则,自动整批的生成新的促销价格;在促销期过后,系统还要自动把价格调整到促销期以前的价格,在调整过程中,不要人过多的参与,以减少人为的错误;要有最低价格的限制,防止折扣后或者促销售价格由于设置不当,低于成本,给企业带来亏损。

2、 门店店存管理

人、财、物、销是企业管理的基础,物的管理则体现在库房管理上,并直接通过进、销、存反映企业状况,库存管理在连锁企业的管理中是不可小视的一环。

为了加强总部或配送中心对经营的管理和控制,门店的库存账务管理和库存控制由总部配送中心完成。

对于连锁经营若干统一中的“统一进货”,目前,连锁经营者已普遍意识到,它是保证连锁经营效益规模的基本条件。无论是连锁门店请货制,还是总部或配送中心主动配货制,均由配送中心向若干门店进行商品配送,需要对门店的补货、退货进行有效的控制与管理,保证门店库存数据更新的实时性、准确性、唯一性,真正实现高效率、低成本的店存管理。

3、 门店店内加工管理

在唐恩都乐(DD)、芭斯罗缤(BR)有部分店内蛋糕制作业务,需要进行店内加工管理。店内加工是指利用原材料在店内加工出成品。店内现场需要管理成品的配方、原材料及成品,同时需要计算原料损耗情况。在门店现场需要做到准确的核算。

4、 会员管理

松茂绝大部分销售都来源于VIP会员;因此会员的销售方式、管理模式都很丰富;对于会员的记录和销售分析也很看重。需要对会员进行等级划分、积分规则、晋级规则、积分兑付等业务的设定。同时对会员进行消费数据统计和分析。

5、一卡通储值卡业务

为了更深入刺激零售客户消费,扩大松茂品牌影响力,松茂集团计划推广“一卡通”储值卡业务。储值卡实行实名管理,与会员卡进行联合使用,可在松茂品牌下各门店进行统一刷卡、统一积分、统一折扣、统一促销,可对卡进行充值、停用、挂失、查询等操作。

6、  门店终端零售业务

作为连锁零售企业实现销售收入的重要方式,零售门店的业务表面上看起来却似乎简单。一般理解上,门店只要能够正确的将顾客购买的商品交付给顾客并正确收款就可以了。实际上门店的销售行为对连锁零售企业的发展至关重要,商品销售的效率、收款的准确程度、商品库存的合理配置都会影响到顾客的购买行为;门店业务的准确和及时的数据上报又是连锁零售企业进行分析的基础。在以前各个品牌相互独立的系统运行模式下,数据无法进行统一上传汇总,同时也无法和财务系统进行对接,并且总部也无法快速的进行门店商品的配送和调配。因此,门店的准确开单、门店数据的及时收集与汇总就成为松茂门店终端零售业务的重点。

二、 信息化目标

经过详细的分析与研讨,将松茂集团的信息化目标定义如下:

实现松茂集团旗下5大门店经营公司陕西松茂、河南松辉、深圳松兴、上海松庆、杭州松德前后台业务的统一管理,同时实现四大品牌连锁门店的统一管理。

♦建立一个从采购管理、库存管理、零售管理到财务管理实现全面集成的系统;

规范门店管理流程,由公司营运统一控制,进行商品管理、价格管理、促销管理、会员管理、储值卡管理等内容;

规范库存管理,增加各门店管理的透明度;

财务上,满足日常财务管理和会计核算的需求,并符合国家规定的财务规范;

建立规范的质量信息的管理、采集、分析体系,为管理人员提供决策支持信息。

三、 应用部署

松茂集团信息化规划

松茂集团管理部署

在松茂集团总部部署集团财务管理、供应链管理系统以及零售管理系统,满足集团战略的规划与发布,进行集中核算与统一配送,对各个品牌进行集中的价格管理、促销管理、会员管理、储值卡的策略发布等。

各分公司根据集团发布的策略进行执行。

门店接收公司统一的政策,进行商品贩卖与活动执行,同时将各自的销售数据、库存信息、要货信息及时传递给公司,进行日常的业务操作。同时各个门店、各个品牌通过后台设定的业务规则,进行一卡通的会员储值应用与客户关怀。

项目规划

综合考虑松茂集团对分公司的管控力度、各信息化需求的紧急程度、信息化需求的精细化程度,本着“起点高、见效快、稳妥推进”的原则,松茂信息化项目分三期实施,规划如下:

第一期为试点应用。在深圳、河南首先进行试点应用。系统分为财务管理、供应链管理以及零售管理。

一、财务供应链管理

建立公司统一的业务平台:以财务为核心,建立财务、采购、销售、存货管理为核心的管理信息系统。将企业核心作业流程通过软件进行固化,将企业的管理思想通过软件进行部署,通过信息化提高生产力,提高企业经营效益。

从采购订单到货物到达、准确入库;从门店要货到合理调配提供完整的企业业务管理,并可结合企业应用进行流程的定制。

进行严格的物料及成品管理,准确及时地进行单据录入、查询和统计分析,科学合理地进行分类管理、分状态管理,并对其存放状况进行告警。

通过成本核算体系实现企业生产成本数据的实时归集和核算。

及时和有效的信息决策。企业需要随时随地获得日常业务的准确数据,从粗放到细节、提高决策的及时性、准确性和有效性。

二、零售管理

在深圳松兴部署零售管理系统,进行对于旗下门店的价格管理、促销管理、礼券管理,进行数据的及时上传与下载,进行合理的要货与配货,同时规范门店营运流程。

价格管理:定义门店销售商品范围、价格,并对门店价格进行维护,包含调价单据处理。

促销管理:定义任意时间范围内门店促销,包括促销活动和促销组合。促销活动包括促销价、赠品、赠券、折扣率、折扣额等,并可组合应用。

促销组合:将门店商品进行组合销售,组合价格给予优惠。

礼券管理:定义门店礼券档案,制定礼券适用范围与适用时间,可进行礼券回收校验。

店存管理:对门店要货、退货、调拨、入库等业务进行规范化管理。

统计查询:通过门店对公司系统的数据上传,可进行门店销售分析、营业员业绩分析、促销数据分析等,对门店营运提供数据分析依据。

第二期为一卡通应用。在陕西松茂实施零售系统,将四大品牌原有门店系统进行替换,打通公司前后台业务数据,同时在陕西地区率先进行一卡通的应用。

因为陕西松茂已经实施了财务供应链系统,二期的实施重点在于门店前台系统的替换以及和现有财务供应链的数据对接上,同时增加实施零售储值卡业务系统与VIP会员系统。

第三期为推广应用。

在上海、杭州同时进行零售系统切换与财务供应链实施。建立起总部集中管控,各地公司分别运营,同时进行统一的零售管理。

建设历程

2010年6月松茂集团开始连锁零售解决方案的应用以及项目建设,首先在深圳地区进行了财务供应链的实施以及与零售系统的整合。

2010年9月,在河南进行复制应用,将深圳公司的业务模式照搬到河南,进行了对原有门店系统的切换和对新开门店的实施工作。

2011年1月,在陕西地区四大品牌再次进行业务复制,将门店前台业务与公司后台管理进行了整合,实现了从门店销售到后台数据搜集、配送为一体的管理模式。同时,在本年11月,进行储值卡和会员卡的应用,实现了在陕西地区四大品牌见的“一卡通“应用。

2012年8月起,将上海、杭州、河南、深圳零售系统与陕西松茂进行整合,实现集团统一管理、统一控制、统一数据收集以及全国“一卡通“业务应用。

项目实施过程分为五个阶段:项目准备、蓝图设计、系统建设、切换上线、持续支持;对项目从咨询与流程梳理到最终的上线应用执行全生命周期管理;通过对相关人员(决策者、管理者、应用者)进行标准软件产品、业务解决方案、业务操作使用的三层培训,实现了能力转移,顺利完成管理信息化项目试点与推广的建设,初步建立了松茂集团经营管理。

关键应用

1、商品品类管理

品牌、商品分类:

按照品牌、商品大类、系列等自定义商品类别,并据此管理、查询和统计分析相关数据。业务系统的商品类别等基础数据由后台管理系统统一下发。


 
2、基础设置

在零售终端基础设置中设置营业员档案、班次档案。其余档案如客户档案、商品类型档案、商品档案、自由项档案、部门档案、仓库档案、退货原因档案、结算方式档案均由连锁零售系统下发而来,除商品档案可根据门店价目表管理方式调整零售价外,其他档案只可查询。门店端的VIP客户录入也在基础设置中通过专门的模块完成。

价格管理包括两部分,一是门店零售商品价格的制定,二是价格的调整。价格管理的设置通常由零售后台管理人员完成,设置好的零售价格表和调价单可以下发到指定范围的门店应用。不同的门店可以分别设定不同的零售价格表。

3、门店零售管理

在门店客户端系统中进行零售开单、零售收款、零售退货、零售退款、小票打印以及各种查询统计,支持现场折扣、整单打折、折扣卡、VIP优惠卡打折、销售去零、前台挂账等操作。每次收款由系统进行控制,保证资金安全;支持顾客显示屏,让顾客清晰的知道当前的消费情况;支持小票打印机,专业的自定义小票打印功能;可随时重印今日、历史的销售单、日结单,丢失小票也不要紧;支持多种付款方式,在同一笔交易中,可采用现金、银联卡、礼券、储值卡等不同的付款方式。

4、店存管理

店存管理主要处理门店库存的要货、入库业务、出库业务、盘点业务,以及库存的各种查询统计报、当前店存查询等。

5、日结管理

日结处理:对截止到当前的营业单据做结帐处理,处理之后生成相应的各种汇总单据。

交班对账: 录入底款:开店/交班时可输入每个款台的底款额。支持多种结算方式。

收款统计:统计当日当前款台在指定时间内的每种结算方式的收款金额、营业款余额。

6、VIP管理

对于松茂来说,大量的销售来源于固有的消费群体,来源于老客户的多次重复购买行为,因此如何吸引客户和维持客户的重复购买行为成为企业的重要工作。随着社会的发展和经济的进步,消费者的个性化需求越来越明显,随着消费商品的供大于求以及市场竞争的进一步加剧,先于对手发现消费者的需求并满足顾客需求成为战胜竞争对手的重要手段。这些变化都要求企业能够准确记录消费者的购买记录,并依据这些记录分析不同消费群体的购买习惯,并以此合理调配商品;同时通过各种对老顾客的优惠等活动吸引其多次的购买行为。

松茂集团推出了一卡通业务,集合了会员管理与储值卡管理的功能。对会员等级、会员积分、会员折扣、积分兑换、会员晋级等做了详细的规划和定义。同时将储值卡与会员卡进行统一应用,实现储值卡的实名制管理,持有松茂一卡通的顾客,可在松茂旗下任意品牌的门店进行刷卡消费和会员积分,同时享有松茂的会员关怀活动。

统计查询:可以查询VIP管理的各种统计报表,包括:

VIP客户商品购买排名:针对某个或某类商品,查询全部VIP客户或者某类VIP客户群的消费排名,可以按金额、数量分别排名;可以选择只查询前N名。

VIP客户消费积分排名:查询全部或者某类VIP客户群的消费积分排名,可以选择只查询前N名。

VIP客户消费积分明细查询:查询门店端上传的VIP卡消费积分明细。

VIP客户消费积分累计查询:查询VIP客户的消费积分累计情况。

VIP客户商品消费查询:查询某个VIP客户针对指定范围商品的消费明细。

VIP客户积分账单:查询客户在某一时段的积分明细。

7、价格管理

在松茂集团统一进行商品价格表的设定,设置门店贩卖的商品档案以及商品定价,价格表下发后,门店严格执行;
商品调价:对所选商品进行永久调价或临时调价。

8、促销活动

促销管理覆盖了连锁零售企业有常见的促销方式:特价促销、打折促销、赠品促销、赠券促销、折扣额促销、组合促销等。促销管理完成促销计划的制定和管理,针对不同地区、不同门店,在特定的时段(包括一天内多时段)执行公司的促销政策,可执行总部定义的任何促销,多种促销方式可以同时进行,如特价、打折、赠券促销、赠品促销、VIP会员卡等。

可以按照商品类别、商品、年份、季节等自由项限定促销商品范围;

如只对某种饮料的某种口味做特价,对其他口味仍按正价销售。对特价商品可做多个特价等级标记,在以后与商场进行代销结算时,可以根据不同的特价等级分别设置与商场代销结算的不同扣率;

可以按照整单金额或数量满足条件后,给予特价、优惠折扣率、优惠金额或赠品等形式,也可以在整单满足条件后每增加金额或数量,就递增给予类似上述的不同优惠形式。

业务流程

业务流程说明:

1、门店终端使用连锁零售系统门店客户端。营业员每日当班登录,进入系统,开始权限范围内的业务操作。每日系统登录后,连入后台,与后台零售管理系统交换数据,包括该店价格表调整、最新促销组合政策、总仓/分仓配货在途信息等。当顾客购买商品时,营业员进行零售开单并收款,对VIP客户录入相关持卡人信息,符合有效促销政策时,开单系统中进行折扣卡、促销组合、赠品、整单折扣等操作。

2、门店货品不足时,提出要货申请。营运主管和配销对要货申请进行审核,进行直营店的调拨发货。门店收到配货货品时,进行收货确认,生成店存入库单。

门店与其他门店调货时,录入或确认店存出库单。门店连线情况下,可以查询相邻门店的实时库存,也可以响应后台和其他门店的在店库存查询响应,提供实时库存数据反馈。

进行盘点时,门店录入盘赢盘亏表,传到后台系统后进行相关盘赢盘亏处理。

3、当营业员下班时要进行交班并录入底款。

一天结束后店长进行日结。系统提供多种零售报表,包括对零售、退换货、收款统计,可以对营业员、时间段、商品排名进行统计。

日结后或在必要时预先规定交换数据的任务频度,店长将一天的销售数据传递回公司。

4、后台销售系统,接收零售店柜的业务数据,并在相关报表中反映,后台系统对VIP客户消费数据按照规则进行积分。

四、 应用效果

提升了企业的整体管理,通过实施用友系统,帮助企业更好地突出核心竞争力,降低企业的总体运行成本,提高企业对市场变化的反应速度,规范企业的业务流程,提高企业的管理水平,对企业的长远发展产生强大的推动作用。具体来说在几个方面取得明显的效果。

1) 为企业提供了完整统一的企业经营平台

可以满足决策、管理、操作和IT人员的关键核心需求。

从决策层面看:以较高的性价比,为公司决策层提高完整的企业管理解决方案,为长期发展提供可靠IT支持。用友集成方案能够在一个平台上将企业产、供、销、人、财、物以相对直观的形式呈现在决策者面前,很大程度上能够满足决策者决策的全面数据支持需求。

从管理层面看:能在一个平台上满足管理者对于生产运作、机构监控、连锁零售、财务分析等诸方面的管理要求,实现横向的流程管理和纵向的组织管理,对企业内部运营资源和外部渠道资源的统一调度和优化配置,为管理者提供一套完整的企业管理解决方案。

从操作层面看:方案通过对产品功能、流程、效率的调整和优化能够体现强烈的餐饮食品行业特性和传统习惯,保证操作者能够通过简单、快捷的操作,完成数据的采集、传递和查询,大大降低操作者的劳动强度。

从IT层面看:零售系统将所有数据通过系统进行整合和连接,形成统一的数据流入和流出,从根本上解决了“信息孤岛”的问题。用友连锁企业解决方案对决策层、管理层和操作层需求的高度满足将直接导致企业对IT工作的评价提升,凸现IT工作的价值。用友遍布全国的服务机构能够很好的满足IT人员最关心的服务本地化和服务快速化的需求。因此用友连锁企业解决方案能够为连锁行业IT部门直接解决 “信息孤岛”的重大问题,提供快速的本地化服务,降低系统实施难度,减少系统维护成本,凸现IT工作价值。

2) 随时了解库存状况,有效调配库存商品,降低库存成本

库存成本是个很大的问题,库存管理是系统中一个非常重要的环节。如何保证未来最佳的库存存量、合理分配商品资源分布,是库存管理的首要解决的核心问题。通过系统的建立可以建造虚拟的全国性一体化仓库群,将全国库存包括总分仓和各地门店库存实现统一管理,通过一体化库存管理,实现仓储商品的合理调配。

库存商品分散在各层级和区域,传统的人工方式管理,库存数量准确性、变动性和调配等问题都无法清晰和全面地掌握,而通过用友网络化解决方案的运用,企业相关人员可在系统中随时了解库存状况,进行库存的合理调节,在经济发展不一致、季节变化不同,对不同区域和市场之间进行及时调配,有效的利用库存商品,降低因数据掌握不清晰而导致的库存成本。通过信息化的实施,建立有效、精准的配、补、退货机制,保证连锁企业在多门店、多仓库、多级代理包括加盟连锁模式下配货、补货和退货的及时性、精确合理性,提高物流效能,减少库存占用。

3) 加强业务管控,改变“人治”的管理模式

针对企业的零售环节,涵盖销售业务链之上的所有分支机构、终端的管理,即使是分处异地,企业总部也能通过该系统实现集中管理,提升管理效率和管理水平,实现对分支机构的全面掌控。

通过改变传统“人治”的手工控制,代之以信息系统控制,从而将事后的管理控制,改变成为事中控制和提前预防,尽可能将企业运行过程中的不确定因素改变成为可以控制的因素。

4) 规范基础数据管理,共享业务信息

在实施过程中,通过对基础数据的统一规范,例如商品分类、商品编码、客户编码分类和档案的统一管理、门店编码分类和档案的统一管理、人员的统一管理等,实现各业务系统对业务数据的充分共享,保证销售、采购和财务各部门之间信息的顺畅交换,保证数据分析口径的统一和信息采集的准确完整,为数据分析、挖掘和决策打下坚实牢固的基础。

5) 实时销售终端管理,为企业规模扩张奠定基础

销售终端管理是连锁企业制胜市场的关键,对终端的全面和及时掌控,可在最快时间得到市场一手信息和数据,缩短产品上市时间,保持企业与市场同步,提升企业把握市场的能力,以及决策的精准度。

系统能够轻松应对连锁模式的各种零售业务,全面实现各种店铺营销策略,以其强大的采集、处理和分析决策功能,令企业从容面对日益激烈的市场竞争。通过系统实现对终端营销策略的控制,能够统一设定对于店铺终端的价格和促销方式,保证门店执行企业的促销命令。系统的促销方式能够灵活实现各种名目繁多的促销手段,全方位支持品牌市场策略。

通过系统的实施,实现网络化的实时销售终端管理,采用丰富的营销组合,运行灵活有效的价格体系和控制模型,稳健实现市场扩张,为企业通过连锁零售模式的快速扩张奠定了坚实的技术基础。

五、 客户证言

通过用友零售系统的上线,从外在的信息化系统建设,到内在的连锁零售管理升级都得到诸多价值提升,而且在资源利用、流程控制、门店营运与配销、财务等部门的协同运作在效率与准确度上得到了很大的提升。

同时,各品牌实时的数据传输让我们能够更直观与全面的了解门店贩卖的情况,及时作出更准确的决策。松茂全国一卡通的成功上线也给松茂品牌的推广注入了更新的活力!

 ——松茂集团总经理   林新斌先生