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科学管理 协调发展——北元集团信息化建设

一、北元集团

北元集团是由陕煤化集团与十户民营企业合股组建的大型盐化工企业。北元集团公司下设九个职能部门、六个业务中心和六个分、子公司,现有员工3000余人。

公司依托榆林地区丰富的煤炭、电石和原盐资源优势,公司坚持规模化、多元化、一体化的发展模式,在10万吨/年聚氯乙烯项目稳定运行的基础上,建成100万吨/年聚氯乙烯循环综合利用项目。公司现有装置包括:110万吨/年聚氯乙烯、88万吨/年烧碱装置,4×125MW抽气式直接空冷汽轮发电装置,240万吨/年工业废渣水泥装置。项目于2008年4月份全面开始建设,目前,化工项目的4条生产线有3条线投产,运行稳定,整个项目投产年可转化原盐165万吨、电石165万吨,间接转化原煤600万吨,年实现销售收入120亿元。并可引导产生一批PVC上下游企业,推动地方电石、焦化产业的升级,促进地方煤炭、电力、运输、服务等相关产业迅猛发展,对促进地方经济和社会全面可持续协调发展具有重要意义。

主要产品为:通过对原盐、煤炭的深加工产出 PVC、水泥、盐酸、液氯、液碱,后期将延伸到PVC下游产品。

二、行业特点

液氯、盐酸行业属于连续生产工种,属流程型行业,各生产环节直接相互依存。生产过程是靠调节工艺操作参数实现,控制信息要求及时、稳定、可靠。因此,流程生产过程的安全、稳定、长周期是节能、稳定、高产的重要保障。

液氯、盐酸行业的产品一般具有有毒、危险等特性,产品专业性强。液氯、盐酸企业对原物料及产成品的管理相当严格。物料及产成品的任何闪失、任何差错都会严重影响企业的运作及生产的正常秩序。由于手工操作容易出错,经常会造成账面与仓库实存数不符,以致造成企业员工的高度紧张。如何合理科学地分类和管理,便于采购部门单据录入,销售部门查寻和仓库部门记录、统计、分析和收发货等业务的完成,显得非常重要。

液氯、盐酸行业的另一大难题是固定资产管理。由于液氯、盐酸企业的固定资产种类多,编号管理相当复杂。特别是折旧方面,以前时常存在固定资产使用期满后仍计折旧等问题,不能如实动态地反映固定资产的状况,要查找各固定资产的相关信息,很不方便。

液氯、盐酸行业的另一个特点是产品是连续的,而且有许多的联产品、副产品和中间产品。有些时候是投入多个原料,每一道工序都有产品产出,有些是一个炉里产出同时多个产品,或者有些产品需要冷却或者压缩等后续工序。
液氯、盐酸行业还有许多特定的产品特性参数。重要特点就是许多原料或产品有水份、发气量、等级等质量的区别,可能还有许多其他的特定的特性参数,甚至有些产品都要最后换算成国家标准计量方法或者行业标准计量方法。

三、信息化建设势在必行

北元集团下设九个职能部门、六个业务中心(九部六中心)和六个分、子公司,采用直线职能型组织架构,具有多组织、跨地域、多管理层级的管理特点。

北元集团组织架构

伴随着北元化工集团管理架构的建立,主营业务量的大幅增长,内部往来及关联交易复杂程度,管理层次的增加,管理的复杂度便迅速爆发。首先,从集团的组织架构可以看出,集团的职能定位是规划、财务、人力资源、集中采购、集中销售、物流等集团管控领域,集团需要理顺这些管控领域的集权分权制度,并利用信息化系统固化这些制度,从而满足集团纵向管控的要求。其次,横向需要理顺各单位内部及单位之间的业务流程,明确相应的信息流、物流、资金流的流向,实现横向业务的协同处理。

北元集团信息化建设就是要利用先进的信息系统来实现北元集团纵向管控和横向业务协同的管理诉求,提升北元集团管理水平,使北元集团真正成为现代化的幸福企业。

四、项目基本情况

北元化工信息化建设目标是强化集团的战略决策和资源整合配置,提升集团业务运营效率和绩效目标,发挥集团管控的最大价值和功效,满足北元集团高速发展和管理科学化要求。有效监控企业生产经营管理状况和相关制度的落实情况,为企业决策、经营和考核提供准确真实的依据。

北元化工集团信息化管理一期规划

北元信息化项目分三期建设,一年一期,三年建成。第一期包括:集团协同办公、财务核算(资金管理、报销管理)、供应链管理、人力资源管理等。本期建设的目标是管好“人、财、物”;第二期包括:项目管理、科研管理、生产管理、设备管理、全面质量管理、全面成本管理。本期建设的目标是管好“计划、设备、生产”;第三期包括:全面BI商务智能平台、电子商务平台和客户关系管理。本期建设的目标是管好“大脑、客户”。通过三年的建设,全面构建北元集团较为完整的信息化平台。

五、关键应用

北元集团ERP项目在2011年3月16日启动到2012年3月16日一年期间,实施了财务核算、报销管理、资金管理、人力资源管理、供应链管理和OA协同办公系统六个子项目。

1、 财务核算

通过构建北元集团集中的会计核算平台,贯彻和执行统一的会计核算制度,规范基础数据,实现财务层面集团公司对各分子公司实时的财务数据查看以及帐务监控。

2、 报销管理

北元集团的费用报销使用手工填写报销单,领导审批后再去财务报销,报销周期长,借助信息化规范了审批流程,在集团管控下,统一费用收支项目,统一管理口径,提升报销效率。

报销业务流程

报销管理与其他系统接口

3、 资金管理

北元建立了全集团统一的电子化结算平台,借助先进的资金管理平台,实现对各成员单位的资金集中管理,提高资金集中度,减少资金沉淀;利用银企直联实现资金支出的全面监控,实时对资金收支进行管理分析,防范经营风险。

北元资金结算管理模式

安全CA认证

4、 人力资源管理

实现集团公司人力资源管理工作规范化和流程化,提高人力资源管理效率,满足现阶段集团公司、各经营单位、各职能部门和人力资源部门管理的需要。一期建设引入了组织机构管理、人员信息管理、人员变动管理、劳动合同管理、薪酬福利管理五个基础业务模块,实现在集团公司统一管理、分层应用,集中查询和数据分析。

5、 供应链管理

北元集团管理系统建设的主要目标,建立以“需求管理、采购管理、库存管理和销售管理”为核心的,跨地域集中物流管理体系,提高物流环节信息传递的及时性与准确性。

采购管理:

北元集团采购中心的核心业务是围绕物资采购进行,通过信息化,各分子公司实现物资需求计划本公司第一次需求汇总平衡,各分子公司提交汇总后净需求,形成集团物资需求计划在集团进行的二次汇总平衡汇总,达到快速响应需求的能力。严格匹配采购合同,根据合同的控制要求严格对合同的订货、收货、入库、收付款执行情况及时统计、汇总,建立起体系化采购业务流程。

货位管理:

北元集团在物资管理方面完成了由基建到生产的平稳过渡,逐步完善了物资管理制度。在新建物资库房投运之际,结合北元集团ERP信息化项目建设,率先提出了精细化库房管理需求。物资出入库及物资整理时,实现帐、卡、物一致,且仓库空间的使用率提高,也大大提高货物整理的准确性和高效性。  

计量管理:

软件及硬件同步实施,建立采购、销售计量一卡通系统,集成计量数据与ERP数据,实现数据同步;有效减少信息传递过程中的出错率,避免管理漏洞,有效提升工作效率。

计量管理流程

磅房现场摄像头和红外

磅房IC卡应用

销售管理

集团公司制定统一销售模式,快速地完成销售业务的所有环节,信息系统严格控制公司规定的价格政策、发货政策、结算等管理要求,实现从计划到单据再到货物最后到货款全业务跟踪和追溯。

6、 协同办公

搭建了北元信息网络及应用环境的办公系统基础平台,依托协同办公系统平台,实现北元集团日常管理的规范和统一,实现有效监督,提高北元集团日常工作的规范化、制度化、程序化和一致性水平;利用Internet,实现北元集团各级各类日常工作的跨单位、跨地域、跨时空的管理和监控,提高集团的工作效率,提升集团信息化应用的整体水平和应用效益,增强集团公司的管控能力。

六、总体应用效果

缩短服务时间,提高企业客户的满意度。销售环节的快捷方便,大大方便了客户。在销售PVC产品、水泥以及氯、碱、酸副产品的过程中,使用了一卡通系统,客户通过进厂、过磅、结算和出厂的业务流程,不仅缩短了提货时间,方便了客户,而且堵塞了管理漏洞,提高了工作效率。

改善工作环境,降低劳动强度。用计算机取代繁杂、重复的体力劳动,从而提升技术人才的脑力价值。

一是部门协同顺畅、及时。通过信息集成,既实现了无纸化办公,又实现对人、财、物各个层面的管理。使得各部门之间可以实现更充分的信息共享和更流畅的部门间业务协同。不同职能部门之间也将改变过去信息手工传递、延迟、停滞、重复录入、不一致、存在空白区的状况,做到原始数据一次录入,相关部门即刻共享,从而为各业务部门提供信息共享平台。

二是业务流程通畅、规范。业务流程将逐步改变过去多联票据的传递,代之以信息流的传递,使大量业务的处理流程和速度变的更加清晰。

三是物资供应及时、准确。通过整理存货档案(由21万条整理成4.1万条)、客商档案由5.5万条整理成0.45万条。实施货位管理,使物资供应、仓储、领料快捷方便,准确无误,从而降低库存、保障生产。

客户感言:

信息化建设必然对北元集团带来巨大发展,我们要善于应用先进的手段把我们企业管理好,善于应用先进的手段,把企业的效率提高。随着信息化应用,我们要用少的付出得到更多的回报,要用更少的人,更少的时间创造更多的价值。加班越少,说明我们做好了,用随时随地的工作机会处理工作,用更多的时间照顾个人生活,这样才能构造我们和谐、幸福的企业。

我们要通过一到两年的时间,让大家能够在管理上收到效果,要在陕煤集团、陕西省乃至全国的化工行业,成为信息化建设的标杆。

北元集团总经理 王凤君