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洞庭药业的IT“智囊”

关键词:洞庭药业、用友BQ、BI、用友华表、数据分析

摘要:对于BI在洞庭药业的应用目标,作为企业信息化应用奠基者的龙玲,心中已经有了一个十分清晰的目标:让BI不仅仅是一个销售支持工具,而是真正成为企业管理和决策的“智囊”。

现在,每天早上一上班,洞庭药业股份有限公司(以下简称洞庭药业)财务总监龙玲要做的第一件事就是打开电脑,登陆BI系统,看看昨天的财务分析报表、来自全国各区域的销售数据分析报表等,用龙玲的话来说:“这已经成为了一种习惯!”

而且,这种习惯不仅仅体现在龙玲身上,“包括公司的领导、全国各区域的销售负责人,都已经把BI看成了一个重要的经营和销售工具。”龙玲说。

湖南洞庭药业财务总监 龙玲

业务增长带来的数据挑战

作为一家具有50多年历史的老牌制药企业,洞庭药业位于素有“桃花源里的城市”之称的湖南常德市。在上个世纪90年代末,洞庭药业进行了股份制改造,公司也由此走上了快速的发展轨道,其所生产的止血药和抗精神病药更是在国内外市场很受欢迎。业务的发展使得企业的销售网络迅速扩大。“现在,我们的销售网络已经遍布全世界30多个国家、地区。”龙玲介绍道。

销售网络的扩大,给洞庭药业带来了两个直接的难题和挑战。

一是如何动态的掌握各区域的产品销售情况,例如哪些产品卖的好;哪些产品销量不佳;和去年同期相比,各个产品的销量是上升还是下降;哪些客户最近比较活跃;哪些客户的订单出现明显下滑等。这些销售数据的及时获得,对于企业快速的调整销售策略,无疑有着十分重要的作用。而在如今愈发激烈的市场竞争态势下,很多时候时间就意味着直接的市场份额和利润。
但在以前,这些销售数据的汇总,至少是以月、甚至是季度为周期的,这样的数据反馈速度,显然是难以满足市场竞争需求的。因此,如何能够更快地获得各区域的销售数据,就成为企业最迫切的需求之一。

另一个挑战则来自于销售人员的管理。分布在全国各地的销售人员,平时都在外面,公司总部很难随时掌握这些销售人员的业绩情况,如果销售人员出现异常状况,也只能等到月末或季度末业绩考核时才能发现,这时可能已经太晚了。因此,如何对区域的销售人员进行动态的管理,随时了解销售人员的业绩,也成为企业所要解决的问题之一。

其实,对于如何解决这些问题,龙玲一直在进行思索。

数据梳理在前  BI上线在后

2008年时,龙玲就曾想采用用友华表的BI系统。

因为从2002年起,洞庭药业就开始使用用友的财务模块软件;2006年时,又购买了用友的U8供应链系统。而如果采用用友华表的BI系统,则可以与洞庭药业之前的U8系统进行很好的连接,直接从系统中抽取数据进行分析。另外,在试用用友华表的BI系统用友BQ时,其在数据分析方面的灵活易用性、丰富的展现形式等也给龙玲留下了深刻的印象。但当时由于洞庭药业的基础数据还不完善,因此并不具备应用BI的条件。“不过这几年,我一直在惦记着这个软件。”龙玲说。
除了基础数据不完善外,在2008年时,制药行业发展相对稳定。但最近两年,制药行业的竞争越来越激烈,洞庭药业也感受到了来自于市场的压力。另外,新医改的推行,对于制药行业也带来了很大的冲击。特别是对制药企业销售能力的要求越来越高:无论是对整个销售体系的管控能力,还是反应速度都提出了更高的要求。在这种情况下,利用BI系统对销售、产品数据进行分析,来为企业的销售管理和策略的制定提供决策支持,就成为一个必然的选择。

“从2008年后,我们开始对企业的基础数据进行完善,到了2011年时,无论是从数据质量方面、还是企业自身需求方面,都已经到了应用BI的合适时机。”龙玲介绍道。

2012年3月,龙玲期待近4年的BI系统终于开始在洞庭药业进行实施。由于有之前充分的准备工作和完善的基础数据作为支撑,因此整个实施过程显得十分顺利。现在,洞庭药业的用友BQ一期工程已经完成,并已经正式运行。

一期BI  智慧分析、解放人力

系统使用后给企业所带来的改变是十分明显的。以销售方面为例,现在销售负责人不仅可以随时获取各个区域的销售报表和分析情况,同时还可以按人、产品或者客户进行分析,这样,销售负责人就能随时了解:哪些产品导致了销售额的上升;哪些客户在采购金额方面发生了明显的变化;每个销售人员最近一段时期的业绩变化情况等。这样,销售负责人就可以根据数据分析结果,作出有针对性的策略调整。

对于财务方面,BI系统的应用也带来了效率的提升。“以前财务人员做一个报表,至少需要几个小时的时间,现在则只要轻轻一点就能完成。这样财务人员就能从繁琐的做报表工作中解放出来,有更多时间去做一些更有价值、更重要的工作。”龙玲笑着说。

同时,龙玲也表示:生产、成本等方面的分析应用也将分期实施。

BI升为决策智囊 实现精细化管理

确实,报表只是BI所有功能中的一部分而已。“报表只是一种展现形式。本质上,BI是一个辅助决策的智能系统,它的核心就是帮助企业利用好数据,让决策管理者随时随地获取关键信息,让决策者基于数字决策,最终提高决策水平。”用友华表公司分析道。

事实上,曾有人将商业智能的应用分为三个层次,即报表层次,数据分析层次和数据挖掘层次。
记者曾经采访过一家钢铁企业,他们的BI应用就给笔者留下了很深的印象。

这家企业为了配套BI系统应用,特别成立了独立于销售部门和原料部门之外的市场行情分析室。市场行情分析室的职责是以BI系统为基础,研究企业营销政策与决策分析,为管理层进行决策提供第三方的指导。

市场行情分析室通过外部数据与内部数据的分析为管理层提供的支持主要包括两方面:风险规避,市场行情分析室发现市场中的风险所在,及时给管理层提出预警;抓时机,当机会来临的时候,市场行情分析室提出建议,抓准商机,为企业创造效益。其中,外部数据来自于外部权威机构,内部数据来源于ERP、MES、质量管理等系统的提炼,通过BI系统分析展现。

仅仅在2010年,市场行情分析室直接提报的分析报告就为这家企业创造了9000万元的收益。BI的巨大价值由此也可见一斑。

显然,对于BI系统的潜在价值,龙玲也有着清晰的认识。“和生产制造以及成本分析的结合,将是我们在BI应用方面的下一个需求。”

对于龙玲的这一想法,用友华表公司十分认同。在他看来,BI与生产制造的结合,会给企业带来更大的变化:不仅能够实现更快速的反应、带来直接的经济效益,更重要的是能够提升企业的管理水平,这是企业今后向更大规模发展的基础。“通过BI系统,不仅可以对产品的生产、销售、库存等相关指标进行统计分析、更重要的是能够随时了解构成某一产品的原材料的库存、价格以及消耗量等详细信息,来实现精细化管理。”
其实,对于BI在洞庭药业的应用目标,作为企业信息化应用奠基者的龙玲,心中已经有了一个十分清晰的目标:让BI不仅仅是一个销售支持工具,而是真正成为企业管理和决策的“智囊”。“可能要实现这一目标还需要几年的时间,但我相信这是值得的,而且也是十分必要的。”龙玲坚定地说道。