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信息化密码 U9开启美心幸福之门

引言:

作为具有国际视野的门业领先企业,美心集团投资涵盖汽摩配件、新型环保建材、房地产开发等多个产业领域。集团并行管理全资公司有13家,控股公司有5家,参股公司1家。在这种国际化与产业业务模式的快速扩张下,集团公司如何进行全盘战略部署,如何对信息流、资金流、物流进行统一管控。这对于美心是一项艰巨的任务。作为处于“门业”之外的人士要理解这句话,首先,得从美心“门业”的特点和文化说起。

门在我们每个人的日常生活中的使用频率是非常高的,正因为门跟人的关系非常近,所以门的需求里同时蕴含了不同的人文需求。美心集团通过对门文化的深刻解读,以一市一策的市场战略,根据不同地域、文化、人群的需求进行产品设计,赢得了客户的喜好,成功叩开了市场的大门,并也因此形成了独具特色的美心大规模定制生产的业务特点和管理需求。美心集团副总裁卢晓庆表示,“美心的成功,在于不断的管理创新、技术创新、商业模式创新。在这样的过程当中,信息化起到了非常重要的作用。”

回顾重庆美心集团十年来的信息化历程,CIO何云芬女士感言:“信息化成败的关键在于选择一个好的平台。”之所以这样肯定,她给出的解释,缘于美心是属于门业的一家非常个性化的企业,市场上,不可能存在能满足美心所有信息化需求的产品,所以,美心的信息化必须二次开发。她认为,采用U9的UAP平台二次开发,促进了美心信息化的深化应用,为美心的业务变革提供了有力的保障。

美心集团架构图

管理创新 信息化先行

美心在实施U9之前,已具有较好的信息化应用基础。先后历经了三个发展阶段:

第一个阶段从2000年至2006年,此阶段,美心主要是自主研发为主,外供为辅。引进应用的信息系统主要有:销售管理系统、用友U8的财务系统和库存管理系统、人事管理系统、公文管理系统。

第二个阶段从2006年至2008年,此阶段,美心针对采购管理,条码管理、车间作业管理等系统,进行了自主研发和深入研究,对采购模块的采购询比价进行了优化,由美心自主研发的采购与条码管理系统在实际运用中,应用效果明显。引进了立体仓库系统、PDM系统以及OA办公系统。

第三阶段从2009年至今,此阶段为美心选择U9的阶段。

据何云芬介绍,作为典型的以订单牵引生产型的企业,传递到美心工厂的每批次订单中,几乎没有两件完全相同产品,根本谈不上标准化。同时,门的开启方向与花型整合起来有上千万种,使得门业的生产工艺工序多且复杂,而且,美心的产品主要是通过经销商卖给消费者,经销商非常多,订货非常频繁。何云芬表示,在上U9以前,订单与产品出错经常发生。而且原材料的管理也很混乱。企业原有的管理系统已无法满足高速成长的需求。管理创新,对于美心来说意味着又一次变革。美心需要一个统一的信息化平台,能够支持多组织大规模定制的业务需求,包括:经销商远程下单、订单选配、多工厂协同计划、集中采购及生产过程的精细化管理。

自主研发还是选U9?

美心永远不变的是一直都在变,企业在发展、业务在变革,需要一套能够灵活运用的软件平台,能够很及时的贴近管理的变革。恰好U9的多组织、多工厂、组件化服务的设计模式,正好能够满足我们公司的需求。

——美心集团董事  夏明强先生

“当时的美心面临着两种选择。”何云芬坦言。

第一种方案,选择一种集成的工具或者平台将信息孤岛消除,开发工作全部由美心的软件研发团队承担。

这种方案的优点是,可以保护原有的投资,保持原有的使用习惯不变。缺点是,原来的各个系统都要按要求修改,工作量很大,对软件研发人员要求很高。

并且,何云芬认为,从时间成本上的角度,这种方案并不经济。“如果我们选择一个平台自己全部做开发消除信息孤岛有可能要做3—5年,无法满足企业高速发展的业务管理需求,所以,最终放弃了这个方案。”

第二种方案,引进应用平台,把所有的信息系统集成到一个平台上。

但考虑到门业的特点,何云芬感到信心不足,在与软件供应商进行了广泛深入的了解沟通后,她得出一个结论,“没有任何一家ERP厂商的产品都完全满足美心的需求,美心是一家特殊的企业,必须二次开发。”直到,她发现用友U9。她形容这是“最后一个机会”,她惊喜地发现,“U9有一套整体的解决方案,并以UAP平台为基础,可以对现有程序进行二次开发,它的技术后台跟标准程序相同,开发出来的程序比较稳定,实现了与美心原来的信息系统的无缝连接,并支持集成式登陆。”美心公司的软件开发工程师通过到用友总部培训学习后,在二次开发工作中,就能够独立操作。这为美心的业务变革提供了保证,也提升了二次开发团队的能力。何云芬称这种模式真正满足了美心的需求,也与美心的公司文化相契合,“学习的美心,技术的美心。”

美心信息化幸福体验

美心信息化是一点点积累起来的。“从前是财务、采购、库房、生产、销售等各有一个系统,相互之间互为孤岛。现在通过实施U9把一个个孤岛都连接起来了,变成了一个动态平衡的制造系统,目前:工人踩一下冲床,整个企业的数据就会发生抖动;销售部门键入一扇门的订单,整个企业的生产计划就会立即变化;某零部件库存计划是50-100件,当它变成49件或101件,系统就会报警;美心领导随时敲敲键盘,就可以掌握这个企业所有部门的运营细节。

——美心集团副总裁卢晓庆

谈到实施U9的成功经验,CIO何云芬认为:ERP的实施是一项全公司的管理过程,而不仅仅是IT技术工作,所以,ERP实施项目经理必须懂得本公司的业务,并且要有很好的沟通和协调能力。“大家都知道实施信息化很难,难在那里?实际上有一点很重要,就是对外的沟通和协调能力,如果一个项目经理在公司内部没有很好的沟通协调能力,那么这个项目实施是非常难的,推不下去。”她同时特别强调,“信息系统功能运用,需要一个统一的具有先进架构的平台,来进行功能体系的整合和协调,以支撑整个业务的一体化运用,不能头疼医头,脚疼医脚。”“UAP平台对美心公司帮助很大。”其中,最具行业特色的应用主要有五大方面。

销售订单选配——客户化订制

针对美心大规模定制的业务需求,美心通过U9成功实施建立了全新的销售订单选配功能。客户在网上就能进行方便快捷地完成订单的下达,免去了繁杂的网下电话、传真、现场看样等环节,打破了地域的限制,为美心的国际化发展提供了有效支撑。而U9是支撑业务一体化应用的平台,订单环节是美心业务的源头,首先解决源头的信息化,也为其后的一系列生产及业务等相关环节提供了有效的数据支撑。

销售订单选配

美心的二次开发,在系统功能设计中启用了公共扩展字段,作为销售选配的各个项目,再维护好各个公共扩展字段的可选物料范围、并且设置好具有约束关系的公共扩展字段间的约束对应关系;将设置好的公共扩展字段分别扩展到销售订单实体、料品档案实体、网上订单实体上,这样可以实现销售选配。系统判断选配结果是否已经存在,若在历史订单记录当中不存在该配置,则系统自动产生一个FAS料号,并且记录选配的详细数据;同时根据标准BOM表生成FAS料BOM,用于按订单需求形成备料表。如下图:

以实际应用为例:客户选配过程中,系统会自动根据值集约束关系自动调整选配件的可选范围;客户选配保存后,系统将自动根据选配结果,报告经销价格。客户选配确定后,系统自动查询或创建一个选配产品的物料清单,用于生产计划。选配的结果直接影响到生产过程中的材料准备及部件的生产,比如:选了2000*987的规格,那么门板必须按此规格(加一定损耗)进行加工准备。

美心集团副总裁助理任兴初表示,销售订单选配功能实现了销售选配的精细化,实现了销售订单直接指导生产计划及生产作业的功能,为生产配料的及时性提供了科学保证;提供了根据选配结果自动计算经销价格的功能,方便及减化了订单核价时的工作量而且提高了准确性;通过销售的选配,即实现了将选配结果带到生产及发货各个环节,而且还能直接将所需要的材料规格计算出来,减少了备料部材料核算的工作量。

经销商门户——远程订单营销

美心在开发销售订单选配功能的同时建立了经销商门户。开通了远程订单功能,经销商根据分配的操作帐号通过Internet在网上订单上直接下单。也可以通过项目号在线查询到订单的状态和执行情况。

“营销中心对经销商的管理模式是:按产品系列设置不同的营销公司,主要包括:防盗门营销公司、防火门营销公司、室内门营销公司,各营销公司按片区设置不同的科室。”任兴初以美心室内门公司为例,“我们把中国分成六个大区,每个区负责几个科室的管理,每个科室每月有1800多个订单,每一个订单就是10套门的概念。过去订单处理很麻烦,市场终端接到订单后发传真给营销中心,营销中心业务员接到订单传真之后再录入管理系统,因为人工录入,经常会出错。”而现在,营销公司业务员接到销售订单后,在线进行订单的审核确认,若存在配置不对或者需要经销商重新确认的需求,则直接可以进行订单的“终止”,系统将自动将终止信息反馈给经销商,实现了销售科室与客户的信息互动。极大地减轻了营销公司业务员的工作量,并增强了营销公司与经销商的相互沟通。

经销商销售订单进度跟踪

同一客户同时需要购买多种系列的产品时,以前是分别设置不同的档案,而且每种产品货款是不能通用的,必须专款专用。比如某经销商,预付10万元购买防盗门,那么想再购买室内门时,必须再为室内门付预付款,而不能直接将预付款移用。U9系统中通过客户的立帐位置来区分这些客户的款项用途,完成了客户帐号统一管理,而且实现了专款专用的需求。

客户——料品交叉表

通过设置好“客户-料品交叉表”,经销商通过网上订单提交销售需求时,系统自动根据交叉表的对应关系,将销售订单推式生成到相应的营销公司的相关科室,同时指定了生产加工的分厂。

二次信用管控——预收款

二次信用管控也是一项具有美心特色的开发应用,通过U9里的客户立帐位置的信用控制功能,实现了订单核准时的预收款控制。通过流程,实现了多个单位的资金及财务业务,由集团财务部统一管理。杜绝了之前在各个分厂中频发的资金挪用、占用等违规现象。

立账位置,参数设置

销售订单审核、发运计划生单时,系统自动校验客户立帐位置的预收款余额是否足够,若余额不够时直接提示“信用额度不够”。通过二次信用管控,美心实现了专款专用的业务需求,防盗门、防火门、室内门等业务款项的专项管理。

多工厂生产——订单批量释放

美心之前的生产安排,产能计划,基本上靠经验,拍脑袋。实施U9后,通过系统的生产计划释放界面,系统将自动汇总选中的订单数量,实现生产订单的批量处理,系统会根据计划员、生产组织、订单释放日期、生产部门等参数,自动拼凑成一个生产批号,这样可以实现多个MO订单的批量管理模式。通过U9的MPS/MRP计划运算,系统自动根据产品、部件的生产周期计算出开工日期、结合BOM的配置需求计算出材料的备料数量等,按照开工日期进行加工生产,避免了之前美心经常会发生的门扇与门框的生产不协同问题。生产计划下达前,通过生产订单的齐套分析功能,即可及时掌握到生产缺料情况,此项二次开发为美心工厂计划员有效的规划生产作业计划提供了依据,并且,U9系统也实现了与美心原条码系统的无缝接口。

精细化生产管理

通过MRP计划的释放,增加了计划的协同性,减少了因计划的不协同造成的在制品数量;通过生产订单的齐套分析功能,提高了订单开工的指导性,避免盲目的生产开工,却又因缺少零件而堆积现场。

条码系统从U9系统中读取分厂的生产订单

在条码系统中事先设置好了所有可能存在的工序,计划员在下达工序计划时,直接选择相应的工序形成分计划。分计划的明细再生成条形码,用于张贴在生产的相关环节上。最后一道工序完工后,通过条码的入库扫描之后,系统可以生成完工报告完成产品入库的操作。

多组织协同——供应链集中采购

美心集团原来由各个分工厂自行采购原材料,如果遇到有订单取消的情况,所备的原材料往往就被堆在一边,时间一长,甚至被人遗忘。而通过U9的多组织集采分收的采购模式,美心制造总厂统一的MRP计划运算后,即可产生各分厂采购计划需求,然后直接在制造总厂统一进行采购;各分厂的采购需求提交后,也可以直接在总厂组织当中进行请购需求的合并处理,然后进行集中采购业务的处理。这种管理模式,彻底杜绝了原料闲置无人知晓等各种违纪现象的发生。

多组织协同

后记:

美心公司将幸福文化渗透到冰冷的钢铁里面,让它增添了血液使它有了生命力,美心的产品也将这份幸福带入了千家万户,并真正成为了人们生活中幸福的元素。美心集团副总裁卢晓庆先生如此解说,“怎样做一个美心人?一个新人必须要经历三个阶段。第一个阶段是制度管理,第二阶段是自律管理,就是员工自己知道哪些事情该做,哪些事情不该做,哪些事情是荣誉的去做。第三个阶段是随心所欲,员工已真正能够做一个美心人。

为实现世界级门业制造基地的宏愿,从2003年起,美心本着“门业为本,多元反哺”的宗旨,投资地产及新型环保建材,倾力打造的“洋人街”景区,深得重庆市民喜爱。

“谁升起谁就是太阳”这句话出现在洋人街金色大厅外墙上最醒目的位置。太阳文化是金色的,是关照的,也是贴近我们身边每个人的生活的。“我们绝不为眼前利益出卖未来,我们讲求先舍后得。” 这些看似与信息化技术不着边的话语真正打动了我。信息化与企业的战略发展息息相关,善于经营,长于管理,必先善于信息化建设。

仰起头是阳光,是白云,是蓝天。一切美好的、理想的东西总是在高远处。作为“升起的太阳”,被需要,对于企业而言,又是多么大的幸福。我们相信,从中国制造到世界级制造,创建幸福企业将是中国制造下一个十年的趋势和愿景。

企业简介

美心集团创建于1989年,现已成长为以门业为主,投资涵盖汽摩配件、新型环保建材、房地产开发等多个产业领域的综合性集团企业。是重庆市重点增长企业,连续多年荣膺重庆市工业企业50强,2005年,美心安全门被授予“中国名牌”称号。

美心在同行业中率先建立了产品技术研发中心,并按国家标准建立了实验室,以先进的研发理念和不断创新的研发体制务实推进新型工业化进程,相关产品均一次性通过美国“ITS”和英国“BS”标准检测。在国家建立创新型企业的号召下,美心已在门业和通用汽油机领域取得了多项具有自主知识产权的科研成果,掌握了多项关键技术和部分核心技术,形成了领先同行业的产品研发优势。

在国际市场上,美心以多种合作方式,初步形成了能够满足全球化战略部署的市场运营体系。经过数年经营,公司的海外业务已拓展至欧洲、美洲、南亚、东南亚、中东等30 多个国家和地区,均有不俗业绩,美心正以一个颇具全球视野的门业新锐形象出现在国际市场上。