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用友NC助力徽商农家福加速转型升级

《新智囊》    汪兴洋 覃卓燕 

十七届三中全会把改革的突破点直指农村改革,中国改革的关键在“三农”,农村改革的关键是农业现代化,而如何推进农业科技的进步和创新,尤其是信息化手段如何融入转型升级中的中国农业,真正提升中国农业产业链的竞争力,均是亟待解决的问题,为此我们特意选择徽商农家福作为此次案例的研究对象。

30年前,滁州市凤阳县小岗村18位村民率先实行“大包干”,迈出了我国农村改革的第一步。在十七届三中全会召开前夕,胡锦涛总书记专程来到凤阳县小岗村,就农村改革发展问题实地考察调研,不仅让人们强烈地感受到国家对农村问题的关注,也再次使安徽小岗村成为农村改革的焦点,而安徽一直是中国农村改革的先导区。

我们本期研究的案例是全国农资连锁重点企业、全国领先的涉农服务企业——安徽徽商农家福有限公司。2002年,徽商农家福率先将连锁经营、专业农技服务和现代流通技术导入农资流通领域,通过广泛整合社会资源,构建直接面向农户的新型农村流通体系,为农民朋友提供货真价实的农资分销服务和专业周到的农业技术服务。基于连锁企业点多、线长、面广的离散特征,农家福创业之初就确立了同步推进IT应用、依托信息系统强化管控的IT战略,并与用友公司通力合作,积极推进用友集团与行业企业的管理信息化服务——用友NC在徽商农家福的全面应用。

但是,农村信息化说起来容易,真正实现起来并非那么简单。农村电信网、互联网等信息化基础设施尚未普及,特别是农民科技文化素质还不高,信息化应用技能十分低下,这给农业信息化推广和应用带来很大的现实困难。这些问题并不是靠一两个企业就能解决的,而是需要国家、社会和涉农企业共同开拓,才能让现代信息技术进村入户,真正“造福”农家。
本案例虽然是个案,我们希望通过对个案的解剖,通过对徽商农家福和用友软件的开拓性行为进行分析,能够真实的了解“三农”的现状。农村信息化任重道远,这就需要更多的先行者深入其中,奋力开拓。

今年年初,合肥市长丰县吴山镇的张老汉到徽商农家福的直营店买水稻种子,不巧种子暂时缺货。老汉心想,自己要么等上一礼拜,要么就得跑到附近的县城去买。但是直营店的工作人员在电脑上捣鼓了一阵后,告诉张老汉,种子已经从别的地方调过来了,明天就可以来拿。

店长傅世敏感叹道:“现在调货比以前方便多了,只要上我们公司的信息系统,就能查看我这里紧缺的货在周边那个仓库有库存,通过系统操作就能调过来了。以前我们缺货调不到,而其它仓库有货我们也不知道,最后就变成库存积压下来了。”

上面的情景就是徽商农家福和用友软件合作的NC系统上线后发生的喜人变化。而对于尝到了信息化甜头的徽商农家福,走信息化之路却是让问题给逼出来的。

高速发展遭遇瓶颈

2005年前后,徽商农家福下属分公司达到18家,连锁门店突破800家,连锁网络初具规模。然而,公司期望的盈利局面仍未实现,同时随着网络的扩大,供应链管理和财务管理成为徽商农家福亟需梳理和解决的问题。

“随着国家经济的发展和建设的深入,国家建设的重点必然要从城市转向农村。”徽商农家福总经理刘观志说,这就是当初徽商集团创立农家福的第一判断。

自2002年7月创立以来,徽商农家福将连锁经营、专业农技服务和现代流通技术导入农资流通领域,通过广泛整合社会资源构建直接面向农户的新型农村流通体系,为农民提供货真价实的农资分销服务和专业周到的农业技术服务,实现农资分销和农技服务有机结合,加盟连锁与直营连锁协同发展,化肥、农药、种子、农膜等一站式购足,产前、产中、产后一体化服务。

创立以来,徽商农家福始终坚持“集中发展农村市场,专注涉农服务产业”既定战略,以拓荒者精神耕耘农村市场,全力构建新型农村流通体系。尽管现在徽商农家福只占安徽农资市场10%左右的份额,但是它的目标并不仅仅于此——立足安徽,面向华东、华中、华北等主要农产区,积极拓展全国市场才是它更大的目标。

刘观志深知信息化对于连锁企业的重要性。他曾经说过,衡量一个连锁企业的标准,就是能否实现信息一体化,所有门店通过信息系统实现集中可控才是既连又锁,如果不能实现所有门店的完全掌控,就不能算是真正意义上的连锁企业。
徽商农家福在创立时就使用了用友公司的财务系统,但是随着徽商农家福连锁店的快速增长,原有自主开发的管理信息系统已经不能满足总部动态掌握整个公司物流链条上真实状况的需求。

当时,徽商农家福连锁分销网络已经覆盖了安徽省江淮之间大部分县(区、市),但旧有的信息系统采取分布式应用,下属20来家分公司信息系统各自为阵,各种运营和财务信息仍然需要通过人工汇总报送,信息是可加工的,总部监控分公司的销售、库存、订单、财务、报表等信息,这些信息的准确性和及时性都难以保证。

采购订单上的需求能否反映市场的真实需求,如何确保每家连锁店出售的产品都是经过徽商农家福统一采购的优质产品,总部的统一定价能不能得到真正实行,每结算完一笔账业务员是否及时如数入账了,进销存数据是否真实统一?徽商农家福财务总监潘忠民经常为这些问题烦恼。

“从财务角度说,没有上ERP之前我们管理上的最大问题就是业务跟财务脱节。很多业务的单据不能及时地传到财务来,造成财务的滞后,也使得财务无法监控业务流程。”在潘忠民看来,财务管理是整个集团管理的核心,财务管理的核心就是对业务的管理。

在徽商农家福这样的连锁企业,从采购到销售再到资金回笼,货物和资金都要经历漫长的流转环节。管理层最关心的是,我的商品在哪里,我的资金何时能够回笼,我的库存情况是多少,如何保障货物与资金流转的安全,如何提高货物与资金的流转效率,同时也很担心,由于各环节的信息不透明,很容易导致“暗箱操作”,并形成众多管理盲点。

ERP助力供应链分销管理

以前总部收到分公司需求订单后,无法进行核实实际库存,只得被动接受,盲目向供应商下单。

徽商农家福实行总部集中采购制度,下属县级分公司提出采购需求,在通过本级审批后再提交总部采购中心集中采购。总部和分公司在考虑采购需求时,都需要进行库存物料平衡以计算出本次采购的需求数量。

这种平衡的计算范围对分公司与总部是各不相同的,分公司在所属的库存范围内进行平衡,而总部则要在集团范围内进行平衡,这就要求总部能够实时动态地掌握集团范围内各个库存组织中的货物库存状况,而这一点是传统管控方式下最难实现的,一般的情况下总部只能根据月末的库存报表来判断。而总部停留在这种方式下的库存管理水平时,经常发生的情况就是一方面一些分公司还有大量存货,另一方面采购中心还在不断地给供应商下订单,造成商品大量积压。

这种需求与供应脱节的情况在集中采购的业务模式下时有发生,因为采购业务的具体执行机构毕竟远离采购需求的一线现场,在需求的逐级提交过程中,信息的传递失真现象也会逐级汇总放大。

为改变这种情况,总部收到订单后,只得到处通过打电话或派人到各分公司核实存货,即便这样,也还是得不到完全真实、有效的数据。

 

而现在,刘观志上班只要打开电脑,进入系统,就能看到全公司各连锁店今天的各种水稻种子卖出去多少,哪些农药是紧缺的,哪些肥料还有库存。在各事业部报来的采购订单上,库存、销售、应收、应付等重要信息一目了然。

但是,如何能保证这些数据就是真实有效的呢?“财务监管业务啊!”潘忠民眉毛一挑,微笑答道。比如购进环节,没有系统控制的时候,业务人员以2000元一吨的价格购进一批货,在入库的时候可以随意估价入库,但是财务的后台不知道;现在好了,货一到,就必须入库,只要业务员一输入系统就会弹出来它的价格;定价方面,总部要求事业部以进价销售给分公司,但在实施新系统以前,有些部门会因为自身的利益而自行加价,但是现在通过系统,所有的价格都是固定的,不允许修改;销售端,以前总部也是实行统一定价的,但是在实际的操作过程中是很难执行的,而现在系统里有统一的价格,分公司如果不按照这个价格的话是不能打单出库的。

这些真实的数据能有效地反映出每家门店真正的采购需求。连锁店所在分公司对门店的销售进行汇总,在进行库存平衡后形成对总部的要货需求,分公司对门店的销售订单需要经过从市场部经理到县公司经理的逐级审核。所有的经营环节都是通过信息系统来管控的,管理效率大幅度提高。以前设置一个数据是要经过手工报表系统的,要三天或者一个礼拜才能知道,现在能实时了解,包括合同、定价、出库等所有的信息。

现在总部营销中心只需要制订针对每一种货物在不同地区、不同客户的销售价格及其它的销售政策,同时需要编制适应市场实际情况的销售计划,指导各下属机构的销售业务,无论是销售价格政策还是销售计划,都需要经过规定的审批流程才能下达。

“我们现在的人力成本减少了三分之二呢!”徽商农家福信息化项目经理曹光发对记者说道。

让信息化在农家开花

徽商农家福下一步的目标是,将用友NC系统的零售终端系统安装到遍及江淮大地的近两千家门店,而这些门店大都是由农民来经营的。

推进农业科技进步和创新,加强农业物质技术装备,健全农业产业体系,提高土地产出率、资源利用率、劳动生产率,增强农业抗风险能力,是十七届三中全会提出的明确目标。

然而,徽商农家福认为,发展现代农业并不能仅仅依靠化肥、农药、种子、农膜的优质足量就能实现,更需要专业的农技服务来帮助农民解决生产难题并提高劳动生产力。“农技服务已经成为徽商农家福服务‘三农’的最大特色。”潘忠民介绍说,徽商农家福配套连锁分销网络建立了四级农技服务体系,成立了农家福农技“飞虎队”, 常年深入田间地头,农民有什么问题都可以直接咨询,进行现场指导。也正是如此,徽商农家福人常说:“农家福不是一个经营者,而是一家庄稼医院,是专门给农民朋友开农技处方的。”与我们所熟悉的医院不同的是,目前徽商农家福为农户提供的这些“农技医疗”服务是完全免费的。

现在徽商农家福通过用友NC系统已经解决了财务和业务的问题,并且针对用友NC系统,组织员工参加了用友公司提供的标准产品培训、实施方案及其测试培训、关键用户培训、总部和试点单位最终用户培训、查询引擎和报表开发培训、试点分公司月末处理培训等项目。

徽商农家福下一步的信息化目标是什么?信息技术部经理张瑜透露了徽商农家福更高的目标:进一步挖掘和开发信息系统潜能,让农户的农业生产计划与农家福的农业技术解决方案透过信息系统直接对接,同时将农家福的供应链系统与供应商的计划、与物流系统以及政府的监管系统链接起来,构建一个开放式的贯穿于整个农业产业链的功能强大的信息平台。

潘忠民说,希望通过用友NC系统不断提高徽商农家福的农技服务水平,让农户可以享受到信息化带来的服务提升,帮助提高农民的专业素质。“只有农民素质提高了,认识到要实现‘高产、优质、高效’的现代农业,没有优质的农资产品和专业的配套农技服务是不行的,这样在帮助农民的同时,也强化徽商农家福的品牌效应,实现农商和谐发展。” 

农资流通市场寻求突破

改革开放以来,以供销社为主的农村商品流通逐渐解体,各种类型的个体流通企业和个体商店成为农村商品流通的主流,组织化程度低、规模小、设施不齐备、经营管理手段落后。农村缺乏现代的、大型的、有组织的流通企业和流通体系,流通业现代化程度低,流通成本很高,利润率较低;假冒伪劣产品肆虐农村市场等。发展现代农业,从农资流通领域讲,建立专业规范的农资连锁店就尤为重要了。 

加快农业科技创新,推进农业信息服务技术发展,重点开发信息采集、精准作业和管理信息等技术。

加强农村基础设施和环境建设,推进广电网、电信网、互联网“三网融合”,积极发挥信息化为农服务作用。

——摘自十七届三中全会《中共中央关于推进农村改革发展若干重大问题的决定》